Se você já fez alguma apresentação de algum relatório ou uma aula já deve ter tido aquela estranha sensação de que alguém ‘viajou’?
Um erro é achar que quem não entendeu é o responsável por não ter entendido. na verdade, não. A responsabilidade do entendimento é sempre do emissor, isto é, de quem está comunicando.
Por isso, quanto melhores sua capacidade de comunicação, melhor.
Porém, independente de você ser um Silvio Santos ou não, listo abaixo algumas ações que você pode tomar para minimizar a quantidade de pessoas que irão migrar para outro planeta enquanto você faz aquele apresentação:
1. Comece pelo macro, depois vá ao micro
Começar pelo micro impede a pessoa de perceber exatamente onde ela está e torna mais difícil que ela entenda o resto, caso se ‘perca’.
Se você começa pelo sintético, se alguém se perder pelo caminho, ainda assim terá uma noção do que você está tratando.
2. Facilite a orientação e navegação pela informação
Crie listas numéricas, coloque um fluxograma menor no canto e indique em que ponto você está naquele momento.
Mostre de onde veio e para onde vai.
Seu relatório/apresentação tem que ter um caminho definido. Mostre ao leitor qual caminho é este.
3. Faça checkpoints para garantir o entendimento
Faça paradas para revisar rapidamente o que foi visto até aquele momento e reforce os pontos que são imprescindíveis para que a pessoa entenda a próxima parte.
4. Tenha discursos para cada público
Já me aconteceu diversas vezes em treinamentos, de imaginar um determinado perfil de turma e encontrar outro.
Esteja pronto para eventuais surpresas: um grupo com mais conhecimento, menos conhecimento. Imagine-se apresentando para cada perfil: o que seria diferente?
5. Paciência
Muita paciência. As pessoas que estão vendo seu relatório não estão tão por dentro do que você. ‘Ponha os sapatos delas’, planeje um tempo extra para que você tenha tempo de explicar novamente algum ponto importante.
(postagem publicada originalmente no blog da Viewsion e agora movido para cá)
Viewsion
Especialista em Relatórios e Dashboards no Excel e no PowerBI.
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